Программные решения: общение или стагнация

Ларс Фишер21 ноября 2018

Вероятно, вы читаете эту статью в своем офисе. И для большинства из нас это означает большое пространство открытой планировки, оборудованное рабочими столами, мониторами, комнатами для отдыха и другими функциями, предназначенными как для того, чтобы поддерживать нас продуктивно, так и облегчать общение и сотрудничество. У нас есть Нью-Йорк, чтобы поблагодарить за появление совместного офиса еще на рубеже прошлого века. Но относительно недавно «Bürolandschaft» или озеленение офиса стали популярными, поощряя рабочих сидеть более органично на основе потоков коммуникации.

Спросите любого планировщика офиса - или корпоративного босса, если на то пошло - почему они предпочитают открытый план над отдельными кабинами или офисами. Вероятнее всего, в списке будет расширенное сотрудничество. Когда люди разделяют одно и то же пространство, у них больше шансов поделиться идеями и попросить ввести их. Даже при сегодняшнем доминировании в социальных сетях люди - это социальные существа в глубине души и хотят взаимодействовать лично. Данные должны проходить через компанию, и совместное использование пространства облегчает это. Разумеется, Open-Plan намного дешевле как с точки зрения стоимости строительства, так и потому, что больше сотрудников может занимать меньше квадратных метров, но также обеспечивает гибкость. Возможно, мы не знаем, какова будет следующая тенденция в офисе, но большое разделяемое пространство не закрывает параметры.

Повышение эффективности
Во многих аспектах нашей семейной, социальной и трудоспособной жизни у нас есть встроенная эффективность. Офисы открытой планировки - всего лишь один пример; так и тот факт, что мы используем наши смартфоны для подключения к всемирной сети и множеству платформ социального обмена; и что наши приложения для ноутбуков соединяются друг с другом, чтобы обеспечить совместное использование данных, изображений и другой информации без проблем.

Поэтому возникает вопрос, является ли это неотъемлемой частью нашей нормальной жизни, почему большинство судоходных компаний сильно недоукомплектованы?

Большинство судоходных компаний скажут, что они полностью приняли цифровую революцию, и это в значительной степени верно. Почти все будут использовать пакет учета для управления выставлением счетов, составлением бюджета и оплатой счетов. Для некоторых это будет простая электронная таблица Excel, но для большинства это, скорее всего, более сложный пакет, сделанный по индивидуальному заказу. Большинство из них также будут запускать программные пакеты для администрирования ряда других коммерческих и операционных функций. Но проблема заключается в интеграции. Хотя эти отдельные пакеты прекрасно выполняют дискретный набор задач, они не обмениваются информацией друг с другом.

Достижение интеграции
В полностью интегрированной судоходной компании тарифная система фиксирует всю сложную информацию, касающуюся отдельных клиентов, портов, терминалов и грузов - и это может быть чрезвычайно сложная матрица индивидуальных цен, ограничений, скидок и стимулов. Когда клиент запрашивает котировку, система котировок должна автоматически искать соответствующий тариф для создания индивидуальной и точной цитаты.
Если котировка превращается в продажу, система автоматически автоматически создаст требуемое подтверждение бронирования, коносаменты, манифест и многое другое.

И как только судно отплыло, счет будет автоматически сгенерирован и эта информация будет отправлена ​​в «дебиторскую задолженность» через интерфейс.

Во время этого процесса, если необходимо внести изменения, полностью интегрированная система автоматически создаст явные исправления, кредитные ноты и счета-фактуры при нажатии кнопки.

Другими словами, информация будет беспрепятственно проходить из одной активности в другую без необходимости повторного ввода данных. Retyping приводит к ошибкам, ошибки приводят к задержкам и задержкам, нарушают движение денежных средств и затраты.

Уменьшение аргумента до денежной основы, широко известно, что около 10% глобальных исходящих фрахтовых счетов-фактур являются неправильными из-за человеческой ошибки при передаче информации из одной системы в другую. Даже для небольшой судоходной компании, имеющей скромный доход в размере 100 миллионов долларов, это означает, что 10 миллионов долларов в споре и не выплачиваются - и последующая дыра в потоке наличности.

Изображение: Softship

Поиск решения
Вероятно, эволюция является главным виновником нынешнего положения дел. Судоходные компании применяют оцифровку по частям и поэтому устанавливают отдельные пакеты для выполнения определенных задач по мере необходимости или по мере поступления бюджета. Полученная смесь иногда сделанных на заказ и иногда готовых пакетов создала лабиринт приложений, которые расположены рядом друг с другом, но которые не интегрируются и не обмениваются данными. Огромный объем данных перенаправляется между отключенными отделами в одной и той же судоходной компании.

Отменить то, что уже существует и начать заново, - это сложная и трудоемкая задача. Многие судоходные компании просто не готовы сделать два шага назад, чтобы сделать три или более в правильном направлении. В сочетании с этим большинство ИТ-отделов изо всех сил стараются сохранить совместимость с постоянно растущим множеством внешних правил отчетности, которые необходимы только для того, чтобы держать компанию в торговле. Внутренняя интеграция всегда будет играть вторую скрипку.

Но есть решение. Современное программное обеспечение для доставки является модульным, что означает, что судоходные компании должны выбирать только те приложения, которые им требуются для автоматизации определенных процессов в рамках своего бизнеса. Каждый модуль легко интегрируется с другими, чтобы облегчить поток информации по всей компании.

Данные необходимо вводить только один раз, что уменьшает дублирование, ошибки и работу силоса. Затем данные передаются по всей компании и соответствующим деловым партнерам. Это значительно снижает административную нагрузку и повышает эффективность работы в бизнесе. Он также освобождает персонал, чтобы сосредоточиться на более ориентированных на клиента задачах.

Хорошо продуманное программное приложение будет извлекать переменные затраты за каждую отправку из базы данных затрат и применять их в качестве сметных затрат на бронирование. Информация об объемах, взятых у клиента во время бронирования, автоматически вступает в брак с этими данными для проведения анализа и оценки прибыльности для каждой партии.

И по мере того, как продвигаются путешествия и фактические издержки становятся известными, обновления в режиме реального времени позволяют отслеживать прибыльность на протяжении всего рейса. Автоматизация этих процессов позволяет захватывать, совместно использовать и повторно использовать ценный объем данных по всей компании. Он также может быть проанализирован для представления отчетов об эффективности, что побуждает руководство принимать разумные и обоснованные решения.

Более того, хорошее программное обеспечение, ориентированное на доставку, также будет управлять и контролировать ход рейса и деятельность по вызову портов. Графики могут контролироваться и обновляться с момента получения, отправления и полных отчетов, полученных автоматически с судна. Изменения, вызванные непредвиденными событиями, можно моделировать, чтобы дать оценку потенциального воздействия на общий график. Затем оператор может имитировать «что, если», и найти наиболее подходящие контрмеры.

Но пока есть хорошее решение для полной интеграции в судоходные компании, сопротивление остается.

Преодоление сопротивления
Двадцать или несколько лет назад оцифровка была прерогативой самой крупной судоходной компании с глубокими карманами. Они разработали индивидуальные заявки и наняли армии техников, чтобы ухаживать за ними. Но время перешло на и, сегодня, довольно простой процесс для покупки специализированных решений, которые можно легко настроить и настроить в соответствии с индивидуальностью каждой компании и пользователя. Эти пакеты являются средством для превращения оцифрованных компаний в компании с цифровой интеграцией.

Красота этих приложений заключается в том, что они созданы для обеспечения полной интеграции между каждым из основных процессов - подключения существующих систем через единый сквозной, полностью подключенный и плавно связанный с сетью объект. Таким образом, данные беспрепятственно идут между судами, коммерческой, контейнерной логистикой, бухгалтерским учетом и управлением.

Помимо очевидных преимуществ меньшего объема ввода данных, снижения ошибок и возможности предоставления повышенного обслуживания клиентов, эти упакованные решения доступны за небольшую часть стоимости строительства индивидуальной системы. Фактически, они выровняли игровое поле IT по всему спектру судоходных компаний.

Как и офис открытой планировки, или смартфон, или ноутбук, многие судоходные компании начинают поднимать свои головы изо дня в день, чтобы увидеть преимущества того, чтобы их различные бизнес-функции связывались друг с другом. Как и все хорошие идеи, концепция очень проста, и с широко распространенным пакетным программным обеспечением достижение полной интеграции легко доступно.

Автор
Ларс Фишер является управляющим директором Азиатско-Тихоокеанского штаба Softship. Он отвечает за коммерческий и технический персонал Сингапура 25 лет и за стратегию продаж и маркетинга в мире. www.softship.com
Ларс Фишер

категории: программные решения, программные решения